「経理は○○さんに任せてあるから大丈夫」——そう考えている経営者は少なくありません。しかし、特定の担当者にしか業務が分からない状態は、会社を大きなリスクにさらしています。
経理の属人化がもたらす3つのリスク
1. 業務停止リスク
担当者が退職・休職した瞬間、経理業務が止まります。給与計算ができない、請求書が発行できない、決算が組めない——事業継続に直結する致命的な事態です。引継ぎ期間があっても、暗黙知が多いと再現は困難です。
2. 不正の温床
チェック機能が働かない一人体制は、不正が発生しやすく、発見も遅れます。架空経費の計上、売上の着服、取引先との癒着など、内部統制の欠如は金銭的損失だけでなく、社会的信用も失います。
3. 品質のブレと属人的判断
担当者の解釈次第で会計処理が変わる、過去の処理根拠が不明、税務リスクの判断が曖昧——こうした状態は、税務調査や監査で問題になりかねません。
属人化を解消する3ステップ
ステップ1: 業務の可視化
まず、現在の経理業務をすべて洗い出します。月次・年次のタスク、使用するシステム、判断基準、取引先とのやり取りなど、担当者にヒアリングしながら業務フローを図式化します。
ステップ2: マニュアル化とルール整備
可視化した業務を、第三者が再現できる形でマニュアルに落とし込みます。単なる手順書ではなく、「なぜこの処理をするのか」という判断基準も明文化することが重要です。勘定科目の判断基準、承認フロー、例外対応のルールを整備します。
ステップ3: 業務の分散またはBPO
複数人でチェックできる体制を作るか、外部の専門家に委託します。社内で分散する場合は相互チェックの仕組みを、BPOする場合は業務範囲と責任分界点を明確にします。丸ごと外注するのではなく、記帳代行と給与計算だけ委託するなど、段階的な移行も有効です。
まとめ
属人化の解消は、単なる業務効率化ではなく、会社を守るリスクマネジメントです。「今は問題ない」と感じていても、担当者の退職は突然訪れます。
私たちは、業務の可視化から引継ぎ、BPO移行まで、経理体制の再構築を一貫してサポートしています。現状の課題をヒアリングし、最適な体制を一緒に設計しますので、まずはお気軽にご相談ください。